Turun kaupungin rakennusvalvonnassa on valmisteilla useita toimenpiteitä käsittelyaikojen lyhentämiseksi ja asiakaspalvelun parantamiseksi. Toimenpiteiden valmistelutilanteesta annettiin selvitys kaupunkiympäristölautakunnalle tiistaina 28.9 sekä rakennus- ja lupalautakunnalle 29.9.
Taustalla on rakennusvalvonnan työmäärän ja työn kuormittavuuden huomattava lisääntyminen viime vuosien rakentamisen korkeasuhdanteen aikana. Sähköistä asiointia on lisätty koko ajan voimakkaasti, mutta poissaolojen ja lainsäädännön uudistumisen myötä hakemusjonot ja samalla käsittelyajat ovat tästä huolimatta kasvaneet.
Tällä hetkellä yli 90 % luvista haetaan jo sähköisesti, mikä nopeuttaa käsittelyaikaa paperiseen hakemiseen verrattuna. Paperisina haetaan kuitenkin yhä edelleen runsaasti esimerkiksi jatkoaikoja, puunkaatoja ja maalämpökaivolupia.
Tilannetta on vaikeuttanut myös se, että saapuneiden hakemusten määrä on ollut kuluvana vuonna lähes ennätystasolla. Tammi-elokuussa jätettiin sisään 931 hakemusta, kun esimerkiksi viime vuonna vastaavaan aikaan hakemuksia jätettiin 734 kappaletta.
Myönnettyjen päätösten määrä on saatu kasvuun viime vuodesta, ja tänä vuonna on myönnetty ennätysmäärä asuntorakentamisen lupia luparuuhkasta huolimatta. Käsittelyajat ovat kuitenkin pidentyneet.
Käsittelyaikojen lyhentämiseksi on valmisteltu nykyisten lupa- ja tarkastuspalvelujen aluejaon yksinkertaistamista. Käytössä olevan neljän alueen sijaan on mietitty siirtymistä kahteen alueelliseen tiimiin, jotka sisältävät neuvonnan, lupavalmistelun ja katselmukset. Lupavalmistelussa aluetiimien sisällä keskityttäisiin nykyistä suppeampaan valmistelijakohtaiseen hakemus- ja rakennustyyppijakoon. Lisäksi tavoitteena on lisätä toimitilarakentajien suoraa asiakaspalvelua.
– Tällainen kahden tiimin malli parantaisi sisäistä tiedonkulkua ja selkeyttäisi asiantuntijatyötä. Rakennustyyppikohtaisessa lupavalmistelussa on mahdollista hyödyntää rutiineja nykyistä paremmin. Se myös helpottaa sijaisjärjestelyjä. Toimitilarakentajien asiakaspalveluun nimettäisiin yksi tai kaksi lupavalmistelijaa, jolloin hankkeiden käsittely tarpeesta toteutukseen olisi nykyistä sujuvampaa, sanoo rakennusvalvontapäällikkö Annika Alppi.
– Tavoitteena on, että käsittelyruuhka saadaan purettua ensi vuoden elokuun loppuun mennessä, ja että lupien käsittelyajoissa päästään asteittain 30 vuorokauteen.
Kahden alueen malliin siirtymisestä on tarkoitus päättää vielä kuluvan syksyn aikana.
Lupaprosessin selkeyttämiseksi on valmisteltu prosessin osien entistä selkeämpää vakioimista mm. lausuntopyynnöissä, rakentamisen sopimusliitteiden käsittelyssä ja delegointipäätösten soveltamisessa. Työyhteisön tehtävänjakoa määritellään tarkemmaksi ja ohjeistusta lisätään.
– Tavoitteena on päästä keskittymään entistä selkeämmin kaikista olennaisimpiin asioihin. Lean-ajattelun mukaisesti työntekoa haittaavasta hälystä on päästävä eroon, mikä näkyy tehokkaampana työskentelynä, Alppi sanoo.
Samanaikaisesti pyritään turvaamaan käytettävissä olevien resurssien oikea määrä. Rakennusvalvontaan on vuosien varrella päässyt kehittymään henkilöstövajetta, ja tilanne pyritään korjaamaan pitkällä aikavälillä. Vuoden 2022 henkilöstösuunnitelmassa esitetään lupavalmisteluun lisää työvoimaa. Samalla tutkitaan, missä laajuudessa avustavaa lupavalmistelua voitaisiin ostaa yksityisiltä toimijoilta.
Asiakaspalvelua kehitetään lisäämällä asiantuntijoiden tavoitettavuutta ja asiakkaille annettavaa ennakkoneuvontaa. Tässä yhteydessä selvitetään, miten tekoälyä ja robotiikkaa voitaisiin hyödyntää nykyistä tehokkaammin asiakaspalvelussa. Kehitystyössä käytetään hyödyksi mm. koronarokotusten yhteydessä kehitettyjä robotiikkamalleja.
Lupakäsittelyn tilanteesta ja siihen liittyvistä kehittämistoimenpiteistä raportoidaan säännöllisesti kaupunkiympäristö- ja rakennus- ja lupalautakunnille.
– Sujuva lupakäsittely on koko kaupungin etu, jotta kasvu on mahdollista. Kaupungin toiminnan asiakaslähtöisyyden parantaminen löytyy isona teemana myös pormestariohjelmasta, ja rakennuslupien käsittelyyn on ohjattava tarpeelliset resurssit. Sekä ostopalveluja että omaa henkilöstöä tarvitaan jonojen purku-urakassa, sanoo kaupunkiympäristön palvelukokonaisuuden apulaispormestari Ville Valkonen.
– Turussa rakennetaan nyt huomattavasti enemmän kuin ennen, mutta valvonnan resurssit eivät ole seuranneet perässä. Kasvava kaupunki on iloinen asia, mutta samalla pitää huolehtia henkilökunnan jaksamisesta ja työn laadusta. Siksi nyt tarvitsemme lisää resursseja, sanoo rakennus- ja lupalautakunnan puheenjohtaja Riina Lumme.
Lisätietoja: rakennusvalvontapäällikkö Annika Alppi, puh. 040 130 5803